Анастасия Бондаренко: «В данный момент мы находимся на стадии завершения возвращения сотрудников на рабочие места»

Четыре месяца под знаком COVID-19

Весь 2020 год проходит под сенью такого страшного явления как глобальная эпидемия COVID‑19 (от англ. COronaVIrus Disease 2019) – новой коронавирусной инфекции SARS-CoV‑2, которую всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) 11 марта 2020 года признала пандемией.

Россия оказалась в уникальных условиях: эпидемия попала к нам с небольшим временным лагом, что дало возможность оценить масштабы бедствия в других странах и как можно оперативнее мобилизоваться для встречи с этим вызовом лицом к лицу.

Беспрецедентные меры, принятые властями федерального и регионального уровней, а также осознание гражданами опасности распространения COVID‑19 и соблюдение ими ограничительных мер, сыграли огромную роль в предотвращении этой угрозы. Практика всего мира показала: чем оперативнее были шаги властей по введению ограничений и чем серьезнее было отношение граждан, тем менее болезненно страна переживала эпидемию.

Организация работы Минэнерго в период самоизоляции

Не останавливаясь на мерах, принятых властями (они всем хорошо известны), хотела бы осветить те практические шаги, которые были предприняты в Министерстве энергетики России и в компаниях топливно-энергетического комплекса в эти непростые для всех месяцы работы.

Первым шагом по практической реализации профилактических мер в самом министерстве стало уведомление 11 марта 2020 года всех сотрудников (которые до этого в разной степени вовлеченности следили за развитием ситуации через СМИ и Интернет) о необходимости воздержаться от поездок в неблагополучные страны, а также не выходить в офис в случае возвращения из них в течение 14 дней, то есть соблюдать режим самоизоляции.

Мы взяли на себя смелость указать сотрудникам на соблюдение самоизоляции при возвращении не только из стран, официально признанных неблагополучными (Китай, Италия, Испания и т. д.), но вообще из любой страны, где были зарегистрированы случаи заболевания COVID‑19. В дальнейшем практика также пошла по такому пути, поскольку эта мера наиболее полно защищает людей от передачи инфекции друг другу.

Министр энергетики Александр Новак 12 марта 2020 года утвердил план мероприятий Минэнерго по противодействию распространению новой коронавирусной инфекции, вызванной 2019-NCOV. С этого момента мы стали жить в абсолютно новых реалиях. Началась организация процессов закупки масок, санитайзеров, обеспечение более частой уборки помещений, и самое главное – мониторинг состояния сотрудников. Частная жизнь с этого момента стала не такой уж частной.

На входе в здание министерства 17 марта 2020 года было организовано измерение температуры бесконтактным способом всем сотрудникам и посетителям. Мы разместили в доступных взгляду местах объявление, которое разъясняло, что при отказе от измерения температуры либо при ее повышении человек в здание не допускается.

С юридической точки зрения для меня до сих пор остался открытым вопрос – имели ли мы на это право. К счастью, почти никто из посетителей и сотрудников не высказывал недовольства от небольшой задержки при входе.

Через два дня был издан приказ министерства «О неотложных мерах по предупреждению распространения коронавирусной инфекции (COVID‑19)», согласно которому был создан оперативный штаб Минэнерго России по предупреждению распространения коронавируса и утвержден новый план неотложных мероприятий.

Оперативный штаб собрался очно только один раз. Мы не имели права рисковать в тех условиях здоровьем сотрудников. Поэтому в дальнейшем заседания штаба проводились в режиме видео-конференц-связи. Тогда же был создан чат в одном из распространённых мессенджеров. Все оперативные вопросы решались моментально буквально в круглосуточном режиме, мы отказались от любой бюрократии в этих процессах (никаких служебных записок, подписей и печатей) – только вопрос и его решение.

Забегая вперёд, хочу сказать, что это как раз один из тех уроков, которые мы вынесли за время пандемии: меньше формы, больше содержания.

В тот же день публикации приказа мы приступили к самому сложному этапу – переводу сотрудников в режим дистанционной работы. Работа министерства носит административный характер, производственные процессы отсутствуют, поэтому нам было легче, чем компаниям, которым необходимо было так перестроить свою работу, чтобы не пострадали основы отрасли – электричество, тепло, газ поступали потребителям.

При переводе сотрудников на удаленный режим работы мы столкнулись с двумя видами ограничений: техническими и организационными.

С точки зрения технических ограничений необходимо отметить, что не у всех сотрудников в свободном распоряжении дома имелись рабочие места (компьютеры, ноутбуки, планшеты). Возникла острая необходимость подключения домашних устройств к рабочей почте, а в отдельных случаях – к ведомственной информационной системе (ВИС) для обеспечения тех функций, для которых требуется массивный объём исторических данных, а также для обеспечения официального прохождения документов в электронном виде.

Вопрос решался оперативно – многие сотрудники абсолютно добровольно для работы использовали личное оборудование, в крайних случаях его отсутствия – использовалось рабочее, оформлялись дополнительные лицензии на программное обеспечение.

Сложнее было преодолеть ограничения организационного характера. Первоначально мы столкнулись с резким непринятием необходимости перевода сотрудников на удаленный режим со стороны директоров департаментов. Это вполне объяснимо: на каждом директоре департамента лежит персональная ответственность за возложенные задачи и выполняемые поручения. Только директора департаментов в полной мере соотносят объём и сложность решаемых задач с имеющимися для этого ресурсами – временем и людьми. В те числа марта каждый директор обосновывал невозможность работы министерства в дистанционном режиме и яростно отстаивал численность сотрудников, которых необходимо оставить в офисе.

Кроме того, достаточно неожиданным было сопротивление самих сотрудников. Каждый, понимая свою роль и ответственность, буквально заставлял просить свое руководство отставить его на работе. Мы столкнулись даже с проникновением в министерство «контрабандой». В министерстве были сформированы списки тех, кто не переведён на удаленку и имеет право зайти в офис. Других сотрудников охрана на входе не пропускала, несмотря на удостоверения. Самые «горящие» своей работой и очень ответственные «контрабандисты» проникали в здание через отдельные входы и, стараясь не попасться никому на глаза, выполняли свои должностные обязанности.

Приходилось вести разъяснительную работу иногда вручную, буквально с каждым проговаривая опасность такого отношения – апеллировали и к пожилым родителям, находящимся в зоне риска, и к детям, остающимся дома без школы и прогулок, и к необходимости сохранять своё здоровье в качестве «горячего резерва» – тех, кто выйдет на смену работающим в офисе, в случае неблагоприятных исходов.

Подход был следующим: на удаленку в первоочередном порядке были переведены беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет, а также сотрудники, достигшие пенсионного возраста.

Первоначально исходили из того, что каждый сотрудник дома может подключиться к интернету, выполнить практически любое задание при помощи стандартных офисных программ и отправить результат начальнику по электронной почте. Если требовалось оформление документов в регламентном порядке (визирование, распечатка на бланках) – этот процесс обеспечивали те, кто остался в офисе. И мы вынесли второй важный урок: помощь и взаимовыручка – это признаки настоящей командной работы. Иначе обеспечить критически важное эффективное и бесперебойное функционирование министерства в этот период было просто невозможно.

С учетом возможностей имеющейся IT‑инфраструктуры, уже с 20 марта 2020 года на дистанционный режим работы были переведены 30,5 % сотрудников Минэнерго, через неделю – уже 69 %, а с 6 апреля было уже переведено максимально возможное количество – 72 % сотрудников.

С учетом сотрудников, находившихся в разное время в течение апреля и мая в отпусках, на больничных, в режиме самоизоляции, на рабочих местах в административном здании Минэнерго осталось примерно 20–25 % штата.

Такие цифры были невозможны без поддержки перевода максимального количества сотрудников на удаленку министром энергетики Александром Новаком. Он поставил задачу перевести порядка 80 % сотрудников на удаленку при сохранении полной работоспособности министерства, неоднократно указывал во время совещаний и заседаний оперативного штаба на опасность ситуации, предоставил кадровой службе и оперативному штабу широкие полномочия обоснованно настаивать на сокращении сотрудников на рабочих местах без дополнительной бюрократии. Это обеспечило успех реализованных мер.

Даже те, кто ранее игнорировал требования о переходе на электронный документооборот и всегда предпочитал очные встречи, перешли на новые современные форматы рабочего общения. Вместо длительной служебной переписки, теперь, после короткого сообщения в мессенджере, можно было стремительно получить официальную согласованную позицию. Вместо долгих и зачастую малорезультативных совещаний, во время коротких видеоконференций оперативнее решались вопросы (иногда подводила связь, и все участники были вынуждены говорить коротко и исключительно по существу).

При организации видео-конференц-связи были опробованы на практике современные программные продукты, большинство из которых являются отечественными. В связи с этим был вынесен третий урок: технологии шагнули вперед и на службе у любой эффективной организации должно быть все самое современное. При этом нам самим жизненно необходимо меняться. Перефразируя слова известной песни, можно сказать, что иногда в изменчивом мире стоит меняться, ведь меняться – не означает прогибаться.

Безусловно, были выполнены и иные неотложные мероприятия, предусмотренные нашим планом в интересах обеспечения безопасности персонала: были отменены все внутренние и зарубежные командировки, за исключением неотложных, организованных во исполнение поручений президента и правительства России и (или) в целях обеспечения безопасности страны. Отменены все мероприятия с массовым участием (коллегии, форумы). Рабочие мероприятия (совещания, заседания рабочих групп, оперативных штабов и т. д.) проводились только в дистанционном режиме, в режиме видеоконференций и конференц-коллов. Был прекращен личный прием граждан, организован бесконтактный бокс для приема письменной корреспонденции, было закрыто бюро пропусков. Допуск в административное здание сотрудников организован по спискам с обязательным измерением температуры тела. В течение рабочего дня во всех департаментах проводились обязательные контрольные измерения температуры тела у всех офисных сотрудников.

Эти меры обеспечили сохранение здоровья наших сотрудников. До начала мая 2020 года заболевших COVID‑19 среди работников Минэнерго России не было. Однако избежать полностью опасности не удалось, всего за май и июнь инфекцией переболели 3 сотрудника. Среди подведомственных министерству организаций, также благодаря оперативно принятым мерам, за весь период количество заболевших на начало июля составляет 6 человек, выздоровело к этому моменту 8 переболевших. К счастью, летальных исходов зафиксировано не было.

Работа компаний ТЭК

Если не рассматривать работу административного персонала, то ограничения в организации удаленной работы сотрудников действительно были. Они были обусловлены спецификой производственных процессов в отраслях ТЭК (это и непрерывность производственного цикла, и наличие особо опасных производств, и 12-часовой сменный график работы производственного персонала, это выполнение жизнеобеспечивающих функций).

В отношении производственного персонала предоставление выходных дней или перевод на удаленный режим в полном объеме были невозможны, иначе это было бы чревато технологическими нарушениями и перебоями в снабжении потребителей энергоресурсами. Этого нельзя было допустить. Персонал отраслей ТЭК заступил на свои смены практически в прежнем порядке.

Во всех крупных компаниях были созданы оперативные штабы, приняты планы действий, мониторилось и по-прежнему мониторится состояние здоровья персонала, руководство компаний строго обеспечивает соблюдение санитарных норм и мер профилактики. Одними из первых качественно организовали внутренние процессы «Россети» и «Зарубежнефть».

На случаи резкого ухудшения эпидемиологической обстановки в регионах присутствия, большинство компаний подготовили планы «внутренней вахты» для перехода в режим полной изоляции оперативного персонала: оборудованы помещения со спальными местами, проработан вопрос круглосуточного обеспечения горячим питанием и соблюдения водно-питьевого режима, работники проинформированы о составе «тревожных комплектов» (например, филиалы «Технопромэкспорта» по эксплуатации Таврической ТЭС в Крыму и Балаклавской ТЭС в Севастополе; «Юнипро», «ТГК‑2», «Казаньоргсинтез»).

Вахтовым методом организована работа в «РусГидро»: в Дагестанском филиале и «Магаданэнерго», организован ежедневный мониторинг соблюдения санитарно-эпидемиологических норм и правил.

В «Транснефти» обеспечена готовность к функционированию резервных диспетчерских пунктов с учетом возможности перевода управления, организации специального режима работы диспетчерских подразделений (доставка транспортом, обособленное питание, бесконтактная передача смены), формирование кадрового резерва.

Многие компании, использующие вахтовый метод работы, увеличили продолжительность вахты до трех месяцев. При этом ими предусмотрены: обязательное лабораторное обследование работников на наличие инфекции за двое суток до отправки на вахту и перед отправлением работников домой; одномоментная доставка персонала в пункт временного пребывания и дополнительная обсервация каждой заезжающей группы сроком до 14 дней с проживанием в помещениях до четырех человек с круглосуточным присутствием в обсервации медицинского персонала и тестированием на новую коронавирусную инфекцию от одного до трех раз перед выездом на месторождение) (например, «Газпром бурение», «АРКТИКГАЗ», «Бейкер Хьюз», «Газпром», «Концерн Росэнергоатом», «Роснефть», «Башнефтегеофизика»).

Некоторые компании в регионах присутствия проводят масштабную дезинфекцию как своей, так и прилегающей территории – населенных пунктов. Например, «СУЭК» использует собственные пожарные и поливо-оросительные автомобили и другую спецтехнику для санитарной обработки мест скоплений граждан – автодорог, тротуаров, остановок пассажирского транспорта, магазинов и т. д.

На всех производственных площадках компаний при организации технологических процессов минимизированы контакты между отдельными цехами, участками, отделами, не связанными выполнением общих производственных процессов.

В соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора, в организациях ТЭК предприняты следующие ключевые меры:

  • созданы оперативные штабы по предупреждению распространения COVID‑19;
  • разработаны и утверждены локальными нормативными актами планы мероприятий по недопущению распространения COVID‑19;
  • сформированы планы действий филиалов и управляемых организаций в случае негативного сценария распространения коронавирусной инфекции;
  • организовано регулярное информирование работников о клинических признаках коронавирусной инфекции COVID‑19 (ОРВИ) и о необходимых действиях при выявлении признаков коронавирусной инфекции;
  • организована доставка производственного персонала от места проживания на объекты и обратно специально выделенным служебным или наемным автотранспортом; транспортные средства подвергаются дезинфекции;
  • на контрольно-пропускных пунктах объектов организованы «входные фильтры» с проведением бесконтактной термометрии работников, их осмотра и опроса на предмет выявления симптомов респираторных инфекций; обеспечивается соблюдение дистанции между работниками не менее полутора метров, нанесена соответствующая сигнальная разметка;
  • организовано тестирование персонала на наличие COVID‑19;
  • максимально ограничен доступ на объекты лиц, не связанных с их эксплуатацией и ремонтно-техническим обслуживанием, а также усилен контроль за работниками подрядных организаций, участвующих в производственном процессе;
  • разделены потоки производственного персонала организаций и персонала подрядчиков с целью минимизации контактов между работниками;
  • в ряде организаций работы подрядчиков прекращены;
  • производственный персонал в полном объеме обеспечен средствами индивидуальной защиты;
  • разделены рабочие смены в служебных и бытовых помещениях, организован дистанционный приём-передача смен;
  • в столовых введен усиленный противоэпидемический режим (в том числе по обработке посуды многократного использования), обеспечены условия для соблюдения социального дистанцирования, осуществляется контроль запрета приема пищи на рабочих местах;
  • в ряде организаций проведено категорирование объектов с учетом риска распространения COVID‑19;
  • разрабатываются планы действий по введению режима изоляции персонала («внутренней вахты»), проводится работа по оборудованию мест для размещения и отдыха и питания персонала на случай работы в полностью изолированном режиме;
  • сформированы резервы оперативного персонала;
  • в ряде организаций установлен особый порядок доступа на территорию объектов работников, вышедших после отпуска или больничного;
  • в помещениях с постоянным нахождением работников используются бактерицидные облучатели-рециркуляторы;
  • при организации технологических процессов минимизированы контакты между отдельными цехами, участками, отделами, не связанными выполнением общих производственных процессов;
  • ограничены перемещения работников в обеденный перерыв и во время перерывов на отдых, выход за территорию объекта, перемещение на другие участки, в отделы, помещения, не связанные с выполнением прямых должностных обязанностей.

В организациях, осуществляющих работу в том числе вахтовым методом:

  • перед отправкой на вахту все работники по приезде предоставляют справку о состоянии здоровья и эпидемиологическом окружении по месту жительства;
  • организованы обсерваторы для размещения работников на 14 дней до их заезда на вахту с проведением тестирования на наличие COVID‑19;
  • организованы изоляторы (карантинные зоны) с возможностью полной изоляции заболевших работников;
  • в ряде компаний организовано одномоментное перевахтование работников с предварительным контролем температуры в аэропортах перед посадкой на чартерные рейсы и измерением температуры по прибытии на место с разделением потоков вновь прибывших и отправляемых с вахты работников, включая временное раздельное размещение на период обработки транспорта;
  • в ряде организаций перевахтование работников отменено за счет увеличения продолжительности вахты в пределах срока, установленного трудовым законодательством;
  • в вахтовых поселках ведутся работы по профилактике и недопущению завоза коронавируса.

Несмотря на столь серьезные принятые меры, случаев заболевания, в том числе с самым неблагоприятным исходом избежать не удалось. В целом в сфере ТЭК трудятся порядка 2,5 млн человек, конечно ожидать полного отсутствия заболевших при таких цифрах не приходилось.

Выход из самоизоляции

Было еще много особенностей работы и принятых мер – это организация тестирования сотрудников, централизованная подача данных в правительство Москвы для оформления цифровых пропусков для перемещения по городу, организованная за считанные часы, проведение дистанционного обучения сотрудников, мониторинг регуляторных изменений, оперативное информирование о любых изменениях сотрудников, и даже психологическая поддержка тех, кому не просто было работать дома. Но главное не это. Главное – мы возвращаемся к нормальному режиму работы, и этот процесс тоже требует пристального внимания.

В данный момент мы находимся на стадии завершения возвращения сотрудников на рабочие места. Этот процесс был организован достаточно плавно и должен занять почти два месяца – с 8 июня по 27 июля 2020 года. На удаленке в течение июля будут работать порядка 10 % сотрудников. При выработке подходов к возвращению в штатный режим работы, приняли во внимание советы профессиональных психологов по учету особенностей восприятия сотрудниками текущей ситуации, всех действующих правил и ограничений. Была проведена оценка работы персонала за истекший период, как с точки зрения эффективности работы, так и влияния «факторов ковида» на психоэмоциональное состояние людей.

При оценке эффективности работы мы исходили из самых срочных, оперативных задач и выводили тех людей, кто был наиболее необходим и наиболее эффективен при работе в офисе.

При оценке персонала по степени готовности к выходу с дистанционного режима работы учитывалось их состояние. Всех сотрудников условно можно было разделить на три группы: (1) «рвущиеся в бой» – самая активная часть, те, кто постоянно просился на работу в офис; (2) «спокойные» – одинаково эффективно могут работать дома или на рабочем месте, без скачков, ритмично; (3) «тревожные» – те, кто не хотят выходить на работу в офис из-за сильных переживаний в связи со сложившейся ситуацией, те, кто испытывает страх перед поездками в общественном транспорте, чья семья или близкие столкнулись с болезнью и т. п. В первую очередь мы выводили первую категорию, позже всех – последнюю. Пример спокойной работы вернувшихся к обычному режиму коллег из первых двух категорий был для них дополнительным фактором стабильности и успокоения.

Среди рекомендаций по организации удаленной работы (тут необходимо отметить очень ценные советы, которые были обобщены РАНХиГС и направлены для использования от Правительства РФ) был также совет поддерживать постоянную связь с сотрудниками на удаленке, интересоваться их состоянием, мониторить их самочувствие не только на предмет заболевания, но и что их волнует, с какими сложностями они сталкиваются, в общем, что называется «держать руку на пульсе» – достаточно обычная практика для всех хороших эмпатичных руководителей в обычной жизни, но ставшая просто незаменимой в это сложное время.

Те директора департаментов, которые были на постоянной связи со своими сотрудниками, точно знали, кто и в каком состоянии находился к моменту начала снятия ограничений.

И главный урок, который мы все (я надеюсь) вынесли за этот период: нет ничего важнее людей, их состояния и ощущения ими при работе безопасности и комфорта. Задача работодателя – обеспечить это.

Безусловно, в будущем в работе министерства будут сохранены все эффективные новые формы работы – электронный документооборот, проведение совещаний в режиме видео-конференц-связи, внедрение платформенных решений в бизнес-процессы, тем более что одна из основных задач на ближайшее время – это цифровая трансформация всех процессов (но об этом в другой раз).

Однако предстоит оценить вклад каждого сотрудника в рабочие процессы, поскольку именно дистанционный режим более четко подсветил тех, кто наименее вовлечён в работу и наименее в ней заинтересован. Привычное нахождение человека в офисе иногда позволяет недобросовестному работнику успешно создавать видимость бурной деятельности, что делать на удаленке намного сложнее: или есть качественный документ, или его нет, или есть результат, или его нет, все довольно просто. Думаю, что нашим директорам департаментов необходимо честно посмотреть правде в глаза и принять очевидные (хоть и не простые) кадровые решения. Надеюсь, однако, что это будут все-таки единичные случаи.

Накопленный опыт удаленки необходимо проанализировать и частично внедрить в дальнейшую работу. Если выработать понятные и прозрачные критерии оценки эффективности деятельности конкретных специалистов, то в конечном итоге какая разница, в каком месте достигается искомый результат? Если конкретный сотрудник равно (или даже более) эффективен с ноутбуком под яблоней, чем в офисе, куда он приехал, затратив на дорогу туда и обратно три часа. Это сложный вопрос, особенно для сильно регламентированной государственной службы. Но избегая изменений и управления ими, отказываясь от поиска максимально эффективных форм работы, мы обречены на отставание от стремительно меняющегося мира.

В завершении мне бы хотелось еще раз остановиться на главном – на людях.

Личный урок, который я вынесла для себя (и не претендую на его объективность) – в экстремальной ситуации можно и нужно «осчастливить» человека даже против его воли.

Многое здесь зависит и от руководителя, который уверен в правильности принимаемого решения и поставленных им целей. Для иллюстрации можно вспомнить долгие уговоры одного сотрудника оставаться дома и не уезжать в долгожданный отпуск в Индонезию, переговоры с МИДом о доставке домой сотрудника, застрявшего на два долгих месяца в Занзибаре, попытка убедить маму двоих детей остаться в «горячем резерве» на удаленке и не рваться на работу «спасать своих ребят».

В итоге даже самые ответственные директора департаментов пришли к пониманию, что все принятые в министерстве меры были необходимы и точно коррелировали со сложностью ситуации.

Особо хочу отметить работу всех специалистов, которые, не щадя личного времени, обеспечивали техническую поддержку при работе с капризным оборудованием и программным обеспечением, многое из которого было в новинку большинству сотрудников, каждому требовалась какая-то помощь.

Но основная нагрузка, как и в большинстве компаний, в первые же минуты легла на плечи кадровой службы, которая сразу из привычного функционала «прием – увольнение – отпуска и прочее» трансформировалась в локальную «службу спасения». Именно у кадровиков в экстремальной ситуации должен быть ответ на любой вопрос любого сотрудника. Ежедневно собиралась информация о состоянии сотрудников, каждый «подозрительный» случай или факт заболевания отрабатывался в ручном режиме. Я очень горжусь всеми, кто за эти месяцы нес повышенную нагрузку, не считаясь ни со временем суток, ни с неожиданностью поставленных задач. Спасибо вам, мои дорогие.

Источник